Cộng đồng chia sẻ tri thức Lib24.vn

Quản trị dự án CNTT

efaac288210de6fc145dc60a640dffe6
Gửi bởi: Trường Cao Đẳng Cơ Điện Hà Nội 12 tháng 1 2022 lúc 15:59:14 | Được cập nhật: 22 tháng 3 lúc 3:02:31 | IP: 100.117.8.155 Kiểu file: PDF | Lượt xem: 88 | Lượt Download: 3 | File size: 2.398071 Mb

Nội dung tài liệu

Tải xuống
Link tài liệu:
Tải xuống

Các tài liệu liên quan


Có thể bạn quan tâm


Thông tin tài liệu

< xmlns="http://www.w3.org/1999/x" lang="" xml:lang=""> /usr/src/Lib24/public//files//2017-quan-tri-du-an-cntt-438976915034-1641977916

MỤC LỤC 

 

 

CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN 

..............................................................2 

1.1       Giới thiệu 

....................................................................................................................................2 

1.2       Khái niệm và đặc điểm của dự án 

..........................................................................................3 

1.3       Quản trị dự án 

............................................................................................................................4 

1.4       Chu kỳ sống dự án 

....................................................................................................................5 

1.5       Nhà quản trị dự án....................................................................................................... 6 

1.6       Các nhân tố môi trường ảnh hưởng đến sự thành công của dự án 

..................................8 

1.7       Những tài nguyên của công ty có thể huy động cho quản trị dự án

................................9 

CHƢƠNG 2. XÁC ĐỊNH VÀ LỰA CHỌN DỰ ÁN 

...............................................................12 

2.1        Giới thiệu 

.................................................................................................................................12 

2.2       Sự cần thiết của hệ thống quản lý danh mục dự án 

..........................................................12 

2.3       Phân loại dự án 

........................................................................................................................15 

2.4       Tiêu chuẩn lựa chọn dự án 

....................................................................................................17 

2.5       Triển khai hệ thống quản lý danh mục dự án trong doanh nghiệp 

................................21 

CHƢƠNG 3: QUẢN LÝ TỔNG THỂ DỰ ÁN 

.........................................................................25 

3.1       Quản lý tổng thể dự án 

...........................................................................................................25 

3.2        Phát triển văn kiện dự án.......................................................................................... 26 

3.3       Phát triển kế hoạch quản lý dự án 

........................................................................................26 

3.4       Chỉ đạo và quản lý thực hiện dự án 

.....................................................................................28 

3.5       Theo dõi và giám sát các hoạt động dự án 

.........................................................................28 

3.6       Quản lý sự thay đổi dự án

......................................................................................................29 

3.7       Kết thúc dự án 

..........................................................................................................................30 

CHƢƠNG 4: CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN 

...............................................................................35 

4.1       Giới thiệu 

..................................................................................................................................35 

4.2        Các mô hình tổ chức dự án cơ bản 

.....................................................................................35 

4.3       Cơ cấu dự án chức năng (cơ cấu tổ chức dự án kiêm nhiệm) 

........................................36 

4.4       Cơ cấu dự án chuyên trách 

....................................................................................................37 

4.5       Cơ cấu tổ chức dự án dạng ma trận 

.....................................................................................41 

4.6       Cơ cấu tổ chức dự án mạng lưới hoặc cơ cấu ảo 

..............................................................46 

4.7       Lựa chọn cơ cấu tổ chức dự án phù hợp

.............................................................................48 

4.8       Ma trận trách nhiệm

................................................................................................................51 

CHƢƠNG 5: QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN 

.............................................................................54 

5.1       Giới thiệu 

..................................................................................................................................54 

5.2       Quản lý phạm vi dự án 

...........................................................................................................55 

5.3       Thu thập yêu cầu 

.....................................................................................................................55

5.4       Xác định phạm vi 

....................................................................................................................57 

5.5       Cấu trúc chia nhỏ công việc (WBS) 

....................................................................................59 

5.6       Xác nhận phạm vi

....................................................................................................................68 

5.7       Kiểm soát phạm vi 

..................................................................................................................71 

CHƢƠNG 6: QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 

..............................................................................72 

6.1       Quản lý tiến độ dự án 

.............................................................................................................72 

6.2       Xác định trình tự thực hiện các công việc 

..........................................................................73 

6.3       Ước tính các nguồn lực và thời gian thực hiện hoạt động. 

.............................................76 

6.4        Phát triển tiến độ dự án 

.........................................................................................................78 

6.4.1    Sơ đồ mạng dự án (phương pháp đường găng) 

.................................................................79 

6.4.2    Điều độ nguồn lực (resource leveling)

................................................................................85 

6.4.3    Phân tích kịch bản ..................................................................................................... 87 

6.4.4     Đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án .......................................................................... 87 

6.5       Kiểm soát tiến độ

.....................................................................................................................89 

6.5.1    Theo dõi tiến độ thực hiện của dự án 

..................................................................................90 

6.5.2    Phân tích tiến độ thực hiện 

....................................................................................................91 

CHƢƠNG 7: QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN

................................................................................96 

7.1       Quản lý chi phí dự án 

.............................................................................................................96 

7.2       Ước tính chi phí 

.......................................................................................................................97 

7.3       Lập kế hoạch ngân sách dự án 

..............................................................................................99 

7.4       Kiểm soát chi phí

...................................................................................................................101 

TÀI LIỆU THAM KHẢO 

.............................................................................................................107

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU 

 

  

 SƠ  Đ Ồ  

 

 

Sơ đồ 1.1 :   Chu kỳ sống dự án ............................................................................................. 6 Sơ đồ 2.1 :   Ma trận sàng lọc dự án  .................................................................................... 20 Sơ đồ 2.2 :   Quá trình sàng lọc dự án .................................................................................. 23 Sơ đồ 4.1      Cơ cấu tổ chức dự án chức năng  .................................................................... 39 Sơ đồ 4.2 :   Cơ cấu dự án chuyên trách  .............................................................................. 40 Sơ đồ 4.3 :    Cơ cấu tổ chức dự án dạng ma trận  ................................................................ 42 Sơ đồ 4.4:    Cơ cấu tổ chức dự án mạng lưới sản xuất xe đạp địa hình .............................. 47 Sơ đồ 4.5:    Ma trận trách nhiệm của dự án nghiên cứu thị trường  .................................... 52 Sơ đồ 4.6:    Ma trận trách nhiệm cho dự án phát triển dây chuyền lắp ráp  ........................ 53 Sơ đồ 5.1:    Cấu trúc chia nhỏ công việc  ............................................................................ 60 Sơ đồ 5.2:    Cấu trúc chia nhỏ công việc  ............................................................................ 64 Sơ đồ 5.3:    Kết hợp WBS với cơ cấu tổ chức của công ty OBS ........................................ 66 Sơ đồ 5.4:    Tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp  ............................................................. 70 Sơ đồ 6.1     Trình tự lô gíc thực hiện các công việc 75 Sơ đồ 6.2:    Ví dụ về sơ đồ mạng dự án cho dự án của Trung tâm kinh doanh Koll, 

Phòng thiết kế kỹ thuật  .................................................................................... 84 

Sơ đồ 6.3:    Sơ đồ mạng của dự án Air Control. ................................................................. 85 Sơ đồ 6.4:    Phân tích kịch bản tiến độ thực hiện dự án  ..................................................... 90 Sơ đồ 6.5:    Biểu đồ kiểm soát tiến độ ................................................................................ 93 

 

 

BẢNG BIỂU 

 

Bảng 4.1 :    Sự  phân chia  trách  nhiệm giữa  nhà quản lý  dự  án  và  trưởng  các  phòng 

ban chức năng .................................................................................................. 43 

Bảng 5.1:     Phân loại thông tin theo cấu trúc chia nhỏ công việc (WBS)  ......................... 65 

Bảng 5.2:     Phân loại thông tin theo cơ cấu tổ chức công ty (OBS)  .................................. 67 

Bảng 6.1.     Thông tin về sơ đồ mạng  ................................................................................. 79 

Bảng 7.1      Thời gian và chi phí thực hiện các hoạt động dự án  ..................................... 100 Bảng 7.2       Kế hoạch ngân sách dự án (các hoạt động của dự án được thực hiện sớm) ............ 101 

Biểu đồ 6.1: Biểu đồ Gantt theo dõi tiến độ thực hiện  ........................................................ 92

                                                                       

1

 

CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN 

 

  

Mục tiêu 

 

Sau khi kết thúc chương này, học viên có thể: 

 

 Định  nghĩa  được  dự  án  và  phân  biệt  được  dự  án  với  các  hoạt  động  thường  ngày 

diễn ra trong công ty 

 Định nghĩa được quản trị dự án 

 

 Xác định  được các  giai  đoạn của  chu kỳ sống dự  án  và  hiểu được  nội  dung công 

việc của quản trị dự án trong mỗi giai đoạn của chu kỳ sống dự án 

 Hiểu được vai trò và phẩm chất của nhà quản trị dự án 

 

 Hiểu và xác định được các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án 

 

 Hiểu và xác định được các nguồn tài nguyên của công ty có thể được huy động cho 

quản lý dự án 

1.1 Giới thiệu 

 

Trong quá trình hoạt động vào thời điểm này hay thời điểm khác, doanh nghiệp luôn 

phải  tiến  hành  những  hoạt  động  nhằm  mở  rộng  quy  mô  và  tăng  cường  năng  lực  cạnh 

tranh. Thừa hưởng bí quyết kinh doanh từ những sáng lập viên và lợi thế ban đầu về tính độc đáo của các sản phẩm/dịch vụ của công ty phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng mà  sản  phẩm  của  công  ty  dần  dần  được  thị  trường  chấp  nhận  rộng  rãi.  Nhu  cầu  về  sản 

phẩm ngày càng tăng cao dẫn đến việc doanh nghiệp cần phải xây thêm nhà máy mới để tăng công suất, mở thêm chi nhánh để mở rộng phạm vi hoạt động. Khi nhu cầu thị trường đối với sản phẩm tăng cao sẽ thu hút các nhà sản xuất khác sao chép sản phẩm của công ty và  cũng  tham  gia  vào  cung  cấp  sản  phẩm/dịch  vụ  tương  tự.  Khi  số  lượng  nhà  cung  cấp tăng lên, người tiêu dùng có nhiều lựa chọn hơn và họ đòi hỏi ngày càng khắt khe hơn về các  tính  năng  hoạt  động  cũng  như  chất  lượng  sản  phẩm  cho  nên  công  ty  phải  thường 

xuyên có những cải tiến về mẫu mã, kiểu dáng, mầu sắc và các tính năng hoạt động trong 

các  sản  phẩm cung  cấp  ra  thị  trường  nhằm  duy trì  khả  năng  cạnh  tranh.  Những  cải  tiến 

này thường đòi hỏi đầu  tư  chiều  sâu nhất định trong thiết  kế  sản phẩm, và cải  tiến  trong 

quy trình công nghệ sản xuất. 

Khi quá trình sản xuất ngày càng trở nên phức tạp, quy mô ngày càng mở rộng, để 

đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý, công ty cần phải tiến hành nâng cấp và chuyển đổi hệ thống quản lý cũ dựa trên việc thu thập, sử lý và lưu trữ số liệu ghi chép trên sổ sách sang hệ thống quản lý mới tiên tiến hơn dựa trên các thành tựu trong công nghệ thông tin 

và tin học hoá, và triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lưọng. Thêm nữa, công ty còn 

phải thường xuyên tổ chức các sự kiện và tham gia các hội chợ triển lãm nhằm quảng bá 

hình 

ảnh 

và 

khuyếch 

trương 

thương 

hiệu.

 

Tất  cả  những  hoạt  động  triển  khai  đó  tuy  khác  nhau  về  nội  dung  công  việc,  cách 

thức tiến hành và kết quả đầu ra nhưng đều có điểm chung là những hoạt động đó đều là 

các dự án được tiến hành để đạt được mục tiêu công ty đã đề ra. Sự thành công của việc 

thực hiện các dự án có ý nghĩa vô cùng quan trọng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. 

1.2 Khái niệm và đặc điểm của dự án 

 

Để giúp chúng ta hiểu được dự án là gì, trước hết chúng ta nêu một khái niệm chung 

về dự án: 

Dự án là một nỗ lực phức tạp, không thường xuyên, mang tính chất đơn nhất được 

thực hiện trong điều kiện ràng buộc nhất định về thời gian, ngân sách, nguồn lực và các 

tiêu chuẩn chất lượng để đáp ứng yêu cầu của khách hàng. 

Ví dụ về dự án bao gồm, nhưng không giới hạn, trong các trường hợp sau: 

 

    Phát triển sản phẩm và dịch vụ mới 

    Tiến hành những thay đổi, cải tiến, tái cấu trúc về bộ máy, tổ chức nhân sự, và 

phương thức kinh doanh 

    Phát triển hay ứng dụng, triển khai một hệ thống thông tin quản lý, hệ thống quản 

lý chất lượng 

    Xây dựng nhà máy mới, lắp đặt dây chuyền sản xuất mới 

    Thực hiện một quy trình sản suất mới 

 

Các  hoạt  động  thường  xuyên  lặp  lại  hàng  ngày  trong  công  ty  được  thiết  kế  và  tổ 

chức  thực  hiện  một cách  ổn  định  dựa  trên  sự  chuyên  môn hoá  cao  để  đảm bảo  các  hoạt động diễn ra liên tục, nhịp nhàng và hiệu quả với chi phí thấp nhất có thể. Dự án khác với 

các  hoạt  động  thường  xuyên  lặp  lại  hàng  ngày  trong  công  ty  là  dự  án  là  các  hoạt  động 

không lặp lại và thường gắn với những yếu tố mới đòi hỏi sự sáng tạo nhất định nhằm tạo 

thêm năng lực mới cho công ty, ví dụ như sản xuất ra sản phẩm mới. Để phân biệt dự án 

khác với các hoạt động thường xuyên đang diễn ra hàng ngày trong công ty, chúng ta hãy 

nêu một số đặc điểm của dự án. 

Dự án có 5 đặc điểm chính sau đây 

 

1.  Có mục tiêu xác định 

2.   Được  thực  hiện  trong  một  khoảng  thời  gian  nhất  định  có  thời  điểm  bắt  đầu  và 

thời điểm kết thúc 

3.   Thường liên quan đến nhiều bộ phận trong công ty và lĩnh vực chuyên môn khác nhau 

4.  Liên quan đến việc thực hiện một điều mà chưa từng được làm trước đó 

5.  Đáp ứng các yêu cầu về tiêu chuẩn chất lượng đầu ra, chi phí và thời gian cụ thể 

 

Thứ nhất, dự án có mục tiêu xác định – dù là xây dựng một tổ hợp chung cư cao 28 

tầng  hoàn  thành  vào  ngày  30  tháng  11  hoặc  phải  hoàn  thành  việc  chuyển  đổi  sang  hệ

 

thống thông  tin  mới  trong  vòng  1  năm.  Tính  mục  tiêu  thường  không  đặt  ra  đối  với  các 

hoạt  động thường ngày đang diễn  ra  trong  công  ty  ví  dụ  như  đối  với  những người  công 

nhân trong một phân xưởng may. 

Thứ  hai,  do  có  mục  tiêu  xác  định  nên  dự  án  có  thời  điểm  bắt  đầu  và  kết  thúc  xác 

định. Ví  dụ  sau  khi  hoàn thành dự  án  xây cầu  vượt  qua  ngã  tư  đường Láng  Hạ  thì  một 

người kỹ sư có thể được chuyển sang làm việc cho một dự án xây cầu khác. 

Thứ  ba,  dự  án  thường  đòi  hỏi  những  nỗ  lực  chung  từ  nhiều  chuyên  gia  có  chuyên 

môn khác nhau đến từ các bộ phận và phòng ban chuyên môn khác nhau. Thay vì làm việc 

biệt lập tại văn phòng dưới sự quản lý của các trưởng bộ phân, các thành viên dự án gồm 

các kỹ sư thiết kế, các  kỹ sư chế tạo, chuyên gia marketing, nhà phân tích tài chính cùng phối hợp làm việc chặt chẽ với nhau dưới sự hướng dẫn của nhà quản lý dự án để cùng 

nhau hoàn thành một dự án. 

Thứ tư, dự án là hoạt động không lặp lại và có tính chất đơn nhất. Ví dụ sản xuất ra 

một  mẫu ô tô  mới với  hệ thống phanh thắng tự động khi xe đột ngột tăng tốc quá nhanh đòi hỏi phải giải quyết rất nhiều vấn đề chưa từng được giải quyết trước đó và thường đi 

kèm với  việc áp  dụng  những thành tựu  mới  nhất và  có bước đột  phá  về  công nghệ. Mặt 

khác, các dự án xây dựng thông thường như xây dựng các tổ hợp văn phòng chung cư sử dụng các vật liệu hiện có và áp dụng các công nghệ và quy trình thi công đã được công ty 

thiết  lập  từ  trước  nhưng  vẫn  đòi  hỏi  nhiều  yếu  tố  mới  như  xây dựng  trên  địa  điểm  mới, 

tuân  thủ  các  quy định  nhất  định  áp  dụng  cho  từng  dự  án  xây  dựng,  khách hàng  mới  với 

những  yêu  cầu  và  khả  năng  thanh  toán  nhất  định  khác  với  các  dự  án  cùng  loại  đã  được 

công ty tiến hành trước đó. 

Thứ năm, dự án phải đáp ứng các  tiêu  chuẩn  nhất định về  đầu ra, thời gian, và chi 

phí.  Thành  công  của  dự  án  được  đánh  giá  dựa  trên  mức  độ  mà  dự  án  đáp  ứng  các  tiêu 

chuẩn chất lượng đầu ra, thời hạn hoàn thành dự án và chi phí thực hiện dự án. 

1.3 Quản trị dự án 

 

Khái niệm: Quản trị dự án là sự áp dụng một cách phù hợp các kiến thức, kỹ năng, 

công cụ và kỹ thuật vào trong quá trình đề xuất dự án, lập kế hoạch dự án, thực hiện dự 

án, theo dõi giám sát dự án và kết thúc dự án để đạt được các yêu cầu của dự án. 

Quản trị dự án thường bao gồm: 

 

 Xác định các yêu cầu (của công ty hoặc của khách hàng) 

 Xác định và đáp ứng các nhu cầu, các mối quan tâm, và mong đợi của các chủ thể 

dự án trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện dự án 

 Cân đối hài hoà giữa các yêu cầu, ràng buộc khác nhau của dự án bao gồm : 

o

Phạm vi dự án 

oChất lượng

 

oTiến độ oKinh phí o

Nguồn lực 

oRủi ro 

Mỗi dự án cụ thể sẽ có những yêu cầu và ràng buộc nhất định đòi hỏi nhà quản lý dự 

án cần phải xác định thứ tự ưu tiên giữa các yêu cầu. 

 

Giữa các  ràng buộc có mối quan hệ với nhau, tức là  một ràng buộc thay đổi có thể 

kéo theo một hoặc nhiều ràng buộc khác thay đổi theo. Ví dụ thời hạn hoàn thành dự án được yêu cầu rút ngắn lại thường kéo theo kinh phí thực hiện dự án phải tăng lên bởi vì cần phải bổ xung thêm nguồn lực để thực hiện cùng khối lượng công việc trong khoảng thời gian ngắn hơn. Nếu không thể bổ xung thêm kinh phí cho dự án thì hoặc là phải chấp 

nhận  thu  hẹp  phạm vi  dự  án  bằng  cách  cắt  giảm  một  số  hạng  mục  công  việc  hoặc  chấp 

nhận giảm chất lượng đầu ra (sử dụng nguyên vật liệu  có chất lượng thấp hơn hoặc thay đổi phương án thi công đòi hỏi chi phí ít hơn và chất lượng thấp hơn). Các chủ thể dự án cũng có các ý kiến khác nhau về nhân tố nào là quan trọng nhất cho nên cũng tạo ra sự 

thách thức  lớn  cho  dự  án.  Thay đổi  các  yêu  cầu  đối  với  dự  án  cũng  có  thể  làm  gia  tăng 

mức độ rủi ro đối với dự án. Như vậy đội dự án phải có khả năng đánh giá được tình hình và có thể hài hoà được các yêu cầu khác nhau để thực hiện và chuyển giao dự án một cách 

thành công. 

1.4 Chu kỳ sống dự án 

 

Các dự án khác nhau rất nhiều xét về quy mô và mức độ phức tạp. Chu kỳ sống dự 

án  thừa  nhận  rằng  dự  án  có  chu  kỳ  sống  hữu  hạn  và  có  những  thay  đổi  có  thể  tiên  liệu được về nguồn lực huy động cho dự án và nội dung công việc chính qua các giai đoạn của 

chu kỳ sống của dự án. Có rất nhiều mô hình khác nhau về chu kỳ sống dự án. Nhiều chu kỳ sống dự án mang tính đặc thù cho từng ngành và cho từng loại hình dự án. Ví dụ, dự án 

phát triển  một  phần  mềm  mới  có  thể  bao gồm  5  giai  đoạn sau:  xác  định dự  án,  thiết  kế, 

viết mã  lệnh lập  trình,  kiểm tra/chạy thử,  hoàn thiện. Các  dự  án xây dựng cầu  đường có thể có các giai đoạn sau: đề xuất dự án, lập kế hoạch và huy động vốn, đánh giá tác động 

môi trường, thiết kế, xin giấy phép, giải phóng mặt bằng, đấu thầu và trao hợp đồng, xây 

dựng, nghiệm thu bàn giao, đưa vào sử dụng. 

Một chu kỳ sống dự án nhìn chung trải qua 4 giai đoạn kế tiếp nhau và được minh hoạ 

trong sơ đồ 1.1: Xác định dự án, lập kế hoạch, thực hiện dự án, bàn giao kết thúc dự án. 

Thời điểm bắt đầu dự án được xác định từ thời điểm dự án được ra quyết định chấp 

thuận thực hiện. Các nguồn lực huy động cho các hoạt động dự án tăng lên từ từ, rồi đạt đỉnh,  sau  đó  giảm  khi  bàn  giao  dự  án  cho  khách hàng.  Nội  dung  công  việc  chính trong 

từng 

giai 

đoạn 

của 

chu 

kỳ 

sống 

dự 

án: